Tietosuojaseloste

2. Henkilötietojen käsittelijät ja roolijako

Aninkainen käyttää toimeksiantojen hoitamisessa kahta kiinteistönvälitysjärjestelmää. Molemmat järjestelmätoimittajat käsittelevät Toimeksiantopäiväkirjan ja asiakasrekisterin henkilötietoja välitysliikkeen lukuun ja sen ohjeiden mukaisesti (tietosuoja-asetuksen 28 artikla). Käsittelystä on sovittu kirjallisesti. Se, kumpaa järjestelmää yksittäisen Asiakkaan tietojen käsittelyssä käytetään, riippuu Asiakasta palvelevasta toimistosta.

OviPro: milloin Alma on käsittelijä ja milloin rekisterinpitäjä

Alma Media Finland Oy käsittelee OviProon tallennettuja Asiakkaan tietoja (toimeksiannot, käynnit, tarjoukset, kaupat, vuokraukset ja niihin liittyvät henkilötiedot) välitysliikkeen lukuun. Näiden tietojen osalta rekisterinpitäjä on välitysliike, ja Asiakkaan oikeuksia koskevat pyynnöt kohdistetaan välitysliikkeeseen.

Alma toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä OviPro-sopimusehtojen (kohta 14) mukaisesti rajatuilta osin: OviPron käyttäjätunnusten ja välitysliikkeen käyttäjien tietojen osalta, palvelun teknisen ylläpidon, kehittämisen ja väärinkäytösten selvittämisen edellyttämien lokitietojen osalta sekä silloin, kun välityskohde julkaistaan Alman kuluttajapalveluissa (esim. Etuovi.com, Vuokraovi.com) ja kuluttaja asioi näiden palveluiden kautta. Näiltä osin käsittelyä kuvaa Alma Median tietosuojakuvaus.

Muut käsittelijät

Välitysliike käyttää lisäksi muita alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun, kuten sähköisen allekirjoituksen ja tunnistamisen palveluja, asiakirjojen säilytys- ja pilvipalveluja, sähköposti- ja toimistojärjestelmiä, laskutus- ja taloushallintopalveluja sekä markkinointi- ja uutiskirjejärjestelmiä. Alihankkijat on sidottu tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisin sopimuksin.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään toimeksiantojen hoitamiseksi, lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi ja verkkosivuston tarjoamiseksi. Kullekin tarkoitukselle on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukainen oikeusperuste.

Oikeutettuun etuun perustuvassa käsittelyssä rekisterinpitäjä on arvioinut, että käsittely on Asiakkaan kohtuudella odotettavissa asiakassuhteen tai toimeksiannon perusteella eikä loukkaa Asiakkaan oikeuksia. Asiakkaalla on oikeus vastustaa tällaista käsittelyä (kohta 10).

Tietojen antamatta jättämisen seuraukset

Toimeksiantoon, välityslainsäädäntöön ja rahanpesulakiin perustuvat tiedot ovat edellytys asiakassuhteen aloittamiselle ja jatkamiselle. Jos tietoja ei anneta, toimeksiantoa, ostotarjousta tai kauppaa ei voida tehdä. Jos asuntoesittelyn kävijä ei anna riittäviä tunnistetietoja, häntä ei välttämättä voida päästää esittelyyn.

4. Käsiteltävät tiedot

Käsiteltävät tiedot riippuvat Asiakkaan roolista. Tiedot tallennetaan pääosin kiinteistönvälitysjärjestelmään (Helmi tai OviPro) ja sen Toimeksiantopäiväkirjaan.

Toimeksiantajat ja vastapuolet (Toimeksiantopäiväkirja ja sen liitteet)

• perustiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointikieli
• henkilötunnus ja tarvittaessa yrityksen Y-tunnus luotettavaa tunnistamista ja asiakirjojen laatimista varten
• asiakkuuteen ja toimeksiantoon liittyvät tiedot: tarjotut palvelut ja niiden ajankohdat, ostotarjous ja sen hyväksyminen, kauppa- tai vuokrasopimuksen tekopäivä ja ehdot, kohdetiedot, välityspalkkio, välittäjän tiedot
• kohteen omistus-, hallinta- ja osakastiedot sekä muut välityslain edellyttämät selonottotiedot
• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• kiinnostuksen kohteet, hakukriteerit ja muut Asiakkaan itse antamat tiedot
• reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
• vuokralaisen luottotiedot ja vuokranmaksukyvyn arvioimiseksi tarpeelliset taloudelliset tiedot

Rahanpesulain edellyttämät tuntemistiedot

• nimi, syntymäaika ja henkilötunnus; edustajan vastaavat tiedot
• oikeushenkilön nimi, rekisterinumero, rekisteröintipäivä ja -viranomainen, hallituksen jäsenet (nimet, syntymäajat, kansalaisuudet), toimiala ja tosiasialliset edunsaajat
• henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tiedot tai kopio asiakirjasta; etätunnistuksessa tiedot käytetystä menettelystä
• tiedot Asiakkaan toiminnasta, taloudellisesta asemasta, liiketoimen perusteista ja varojen alkuperästä (rahanpesulaki 3 luku 4 §)
• poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön asemaa koskevat tiedot (3 luku 13 §)
• ulkomaalaisen Asiakkaan kansalaisuus ja matkustusasiakirjan tiedot

Asuntoesittelyjen kävijät

• nimi, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite, esittelyn kohde ja ajankohta

Verkkosivuston käyttäjät

• sähköpostitse tai puhelimitse tehdyissä yhteydenotoissa ja arviokäyntipyynnöissä annetut tiedot: nimi, yhteystiedot, kohteen tiedot ja viestin sisältö
• evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla kerätyt tekniset tiedot: IP-osoite, laite- ja selaintiedot, vieraillut sivut, vierailun ajankohta (kohta 12)
• työnhakijat: hakemuksessa ja ansioluettelossa annetut tiedot

Aninkainen ei käsittele tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisia erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, ellei Asiakas itse anna niitä esimerkiksi toimeksiantoon liittyvän viestinnän yhteydessä.

5. Tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti Asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen, osto- tai vuokratarjouksen, asuntoesittelyn, verkkosivuston yhteydenottojen ja muun asioinnin yhteydessä.

Tietoja kerätään ja päivitetään lisäksi välityslain selonottovelvollisuuden täyttämiseksi ja Asiakkaan tuntemiseksi seuraavista lähteistä: isännöitsijätoimistot, taloyhtiöt, Digi- ja väestötietovirasto (väestötietojärjestelmä), Maanmittauslaitos (kiinteistö- ja huoneistotietojärjestelmä), Patentti- ja rekisterihallitus (kauppa- ja edunsaajarekisteri), kunnat (kaava- ja rakennustiedot), luottotietorekisterit (vuokralaiset) sekä pankit ja muut kaupan osapuolet kaupanteon yhteydessä. Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan Asiakkaalta tai hänen suostumuksellaan kolmannen tahon rekistereistä.

6. Tietojen luovutukset ja vastaanottajat

Henkilötietoja luovutetaan vain lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa sekä toimeksiannon hoitamiseksi. Vastaanottajia ovat:

• Kaupan ja vuokrauksen osapuolet ja heidän edustajansa toimeksiannon hoitamiseksi (esim. myyjän tiedot ostajalle kauppakirjassa).
• Pankit, kiinnitys- ja rahoituslaitokset kaupanteon, kauppahinnan maksun ja panttikirjojen yhteydessä.
• Isännöitsijät, taloyhtiöt, Maanmittauslaitos ja Digi- ja väestötietovirasto osakeluettelo-, omistajanvaihdos- ja kirjaamistoimenpiteitä varten.
• Viranomaiset: aluehallintovirasto (välitysliikkeiden valvonta), rahanpesun selvittelykeskus, verohallinto, poliisi ja muut viranomaiset lain edellyttämissä tapauksissa.
• Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto KVKL ry: kauppahinta- ja kohdetiedot tallennetaan KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP), josta niitä luovutetaan edelleen palvelun asiakkaille. Palvelun tietosuojaseloste: hintaseuranta-palvelu.fi/tietosuoja.
• Asuntojen markkinointiportaalit (esim. Etuovi.com, Vuokraovi.com, Oikotie): välityskohteen tiedot julkaistaan portaaleissa. Kohdeilmoituksessa ei julkaista toimeksiantajan henkilötietoja. Kun kuluttaja ottaa yhteyttä portaalin kautta, portaalin ylläpitäjä on omalta osaltaan rekisterinpitäjä oman tietosuojaselosteensa mukaisesti.
• Aninkainen-ketjun toimistot: toimeksiannon hoitamiseksi ja ketjun yhteisiä palveluja varten tietoja voidaan käsitellä ketjun toimistojen kesken (esim. toisen toimiston välittäjän esittely tai ostajaehdokkaan välittäminen).
• Perintä- ja oikeudelliset palvelut saatavien perimiseksi ja oikeudellisten vaatimusten hoitamiseksi.

Kohdassa 2 mainitut käsittelijät eivät ole luovutuksensaajia, vaan käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun.

7. Siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Helmi- ja OviPro-järjestelmien tiedot säilytetään EU/ETA-alueella.

Siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle voi tapahtua yksittäisten alihankkijoiden, kuten pilvipohjaisten toimisto-, sähköposti- ja tiedostonjakopalveluiden (esim. Microsoft 365, Google Workspace) tai verkkosivuston teknisen alustan, kuvien tallennuspalvelun ja analytiikkatyökalujen käytön yhteydessä. Tällöin siirto perustuu Euroopan komission päätökseen tietosuojan riittävästä tasosta (mukaan lukien EU–U.S. Data Privacy Framework sertifioitujen vastaanottajien osalta) tai komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin. Asiakas voi pyytää lisätietoja käytetyistä suojatoimista kohdan 1 yhteystiedoista.

8. Säilytysajat

Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusta varten tai kuin laki edellyttää.

Kumpikin kiinteistönvälitysjärjestelmä dokumentoi kullekin tapahtumalle säilytysperusteen ja -ajan, ja tiedot poistetaan tai anonymisoidaan säilytysajan päätyttyä. Säilytysaikaa voidaan pidentää, jos tiedot ovat tarpeen vireillä olevan oikeudenkäynnin, rikostutkinnan tai oikeudellisen vaatimuksen käsittelemiseksi.

9. Tietojen suojaus

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimin. Pääsy Helmi- ja OviPro-järjestelmiin edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja välitysliikkeen pääkäyttäjän myöntämää käyttöoikeutta; käyttöoikeudet rajataan työtehtävien mukaan ja poistetaan työsuhteen päättyessä. Järjestelmien tietokannat sijaitsevat suojatuissa konesaleissa, ja tietoliikenne on salattu. Järjestelmätoimittajat ovat sitoutuneet tietosuoja-asetuksen 32 artiklan mukaisiin suojatoimiin ja ilmoittamaan tietoturvaloukkauksista rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä.

Paperiset asiakirjat, kuten tuntemisasiakirjojen kopiot ja allekirjoitetut sopimukset, säilytetään lukituissa tiloissa. Henkilöstö on koulutettu henkilötietojen käsittelyyn ja sidottu salassapitoon.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, jotka kohdistetaan Asiakasta palvelevaan Aninkainen-toimistoon tai kohdan 1 yhteystietoihin riippumatta siitä, kummassa järjestelmässä tietoja käsitellään.

• Oikeus saada pääsy tietoihin (15 art.): Asiakas voi pyytää vahvistuksen siitä, käsitelläänkö hänen tietojaan, ja saada jäljennöksen tiedoista sekä tiedot käsittelyn tarkoituksista, säilytysperusteista ja -ajoista. Välittäjä kokoaa tiedot Helmistä tai OviProsta, jonne on tallennettu Asiakkaaseen liittyvät toimenpiteet (toimeksiannot, käynnit, tarjoukset, kaupat, vuokraukset) ja kunkin säilytysperuste.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen (16 art.) virheellisten tai puutteellisten tietojen osalta.
• Oikeus tietojen poistamiseen (17 art.) siltä osin kuin säilyttämiselle ei ole lakiin tai sopimukseen perustuvaa perustetta. Toimeksiantopäiväkirjan ja rahanpesulain tietoja ei voida poistaa ennen lakisääteisen säilytysajan päättymistä.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 art.) esimerkiksi siksi ajaksi, kun tietojen paikkansapitävyyttä selvitetään.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (20 art.): Asiakkaan itse antamat, sopimukseen tai suostumukseen perustuvat tiedot toimitetaan jäsennellyssä, koneellisesti luettavassa muodossa.
• Oikeus vastustaa käsittelyä (21 art.): oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä voi vastustaa henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella. Suoramarkkinoinnin voi kieltää milloin tahansa ilman perusteluja.
• Oikeus peruuttaa suostumus (7 art.) milloin tahansa; peruuttaminen ei vaikuttaa sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rajoitukset: Rahanpesulain 4 luvun 3 §:n nojalla Asiakkaalla ei ole oikeutta saada pääsyä tietoihin, jotka on hankittu ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi. Tietosuojavaltuutettu voi Asiakkaan pyynnöstä tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.

Menettely: Pyyntö esitetään kirjallisesti, ja rekisterinpitäjä voi pyytää henkilöllisyyden todentamista. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa; määräaikaa voidaan pidentää kahdella kuukaudella, jos pyyntö on monimutkainen, mistä ilmoitetaan Asiakkaalle. Oikeuksien käyttö on lähtökohtaisesti maksutonta.

Etuovi.com- ja Vuokraovi.com-palvelut: jos pyyntö koskee tietoja, joita Alma Media käsittelee omana rekisterinpitäjänään (esim. kuluttajan oma käyttäjätili Alman palveluissa), pyyntö osoitetaan Alma Medialle: tietosuoja(at)almamedia.fi tai Alma-tunnuksen itsepalvelu.

Valitusoikeus: Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että käsittely rikkoo tietosuoja-asetusta. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi, PL 800, 00531 Helsinki.

11. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Aninkainen ei tee Asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia eikä tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitettuja automaattisia päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Vuokralaisen luottotietojen tarkistus on tukena välittäjän ja vuokranantajan tekemälle päätökselle, ei automaattinen päätös.

12. Verkkosivusto ja evästeet

Verkkosivusto aninkainen.fi käyttää evästeitä ja vastaavia tekniikoita. Välttämättömät evästeet sivuston toiminnan varmistamiseksi ovat aina käytössä. Toiminnalliset ja analytiikkaevästeet asetetaan vain Asiakkaan suostumuksella, jonka voi antaa ja peruuttaa sivuston evästeasetuksista. Käytetyt evästeet, niiden tarkoitus ja voimassaoloajat on lueteltu erillisessä evästeselosteessa.

Sivustolla ei ole lomakkeita: yhteydenotot ja arviokäyntipyynnöt tehdään suoraan toimiston tai välittäjän sähköpostiin tai puhelimeen, ja ne tallennetaan toimiston kiinteistönvälitysjärjestelmään yhteydenoton käsittelyä varten. Sivustolla julkaistaan välittäjien nimi, tehtävänimike, pätevyydet, kuva ja työyhteystiedot asiakaspalvelua varten.

Myytävien kohteiden tiedot ja kuvat haetaan sivustolle kiinteistönvälitysjärjestelmästä (OviPro) ja välitetään sivuston teknisen palveluntarjoajan pilvipalvelun kautta. Kohdeilmoituksissa ei julkaista toimeksiantajan henkilötietoja; taloyhtiön isännöitsijän ja huoltoyhtiön yhteystiedot julkaistaan ostajaehdokkaiden tiedonsaantia varten.

Sivustolla voi olla upotettua sisältöä ja linkkejä kolmansien osapuolten palveluihin (esim. karttapalvelut, videot, sosiaalinen media). Näiden palveluiden tietojenkäsittelyyn sovelletaan kyseisen palveluntarjoajan omia ehtoja.

13. Muutokset selosteeseen

Selostetta päivitetään, kun käsittely, käytetyt järjestelmät tai lainsäädäntö muuttuvat. Kulloinkin voimassa oleva versio on julkaistu osoitteessa aninkainen.fi/tietosuojaseloste. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan sivustolla.

Seloste päivitetty: 27.9.2026. Edellinen versio korvattiin, kun ketjussa otettiin Helmi-järjestelmän rinnalle käyttöön OviPro-järjestelmä.